Kumulieren von Essensgutscheinen

Seit Mitte 2020 ist es in Österreich erlaubt Essensmarken anzusparen und gesammelt auszugeben. Wie das Kumulieren von Essensbons genau funktioniert und was es zu beachten gilt finden Sie in diesem Artikel.

Inhalt

1. Essensmarken kumulieren
2. Wie viele Essensbons: Pauschal oder exakt
3. Kumulieren mit Mittagsmarken®
4. Gültigkeit von Essensgutscheinen

Essensmarken kumulieren

Klassischerweise kann man pro Arbeitstag eine Essensmarke einlösen. Nun ist es auch erlaubt, die Essensmarken gesammelt zu nutzen („häufeln“). So kann auch eine größere Rechnung mit mehreren Essensgutscheinen bezahlt werden.

Es ist also möglich mehrere Marken pro Tag einzulösen. Die Einlösung ist damit unabhängig von der Ausgabe der Essensgutscheine und es gibt kein wertmäßiges Tageslimit.

Sogar die Einlösung am Wochenende oder an Feiertagen ist seit Mitte 2020 erlaubt. Bei Mittagsmarken^® kann einfach eingestellt werden, an welchen Wochentagen man die Einlösung ermöglichen möchte, jedoch auch die klassische Variante ohne Kumulieren wird weiterhin unterstützt.

Allgemeine Infos zum Thema Essensgutscheine finden Sie in unserem Artikel Essenszuschuss in Österreich

Gegenüberstellung: Kumulieren vs. klassisch

Das Kumulieren hat den Vorteil, dass man als Mitarbeiter:in flexibel ist in der Einlösung und der maximale Steuervorteil genutzt wird. Die klassische Methode, wo pro Arbeitstag eine Marke eingelöst werden kann, hat auf der anderen Seite die Vorteile, dass der Zuschuss eher für das tägliche Mittagessen genutzt wird, da man pro Tag nur eine Marke einlösen kann, bzw. dass in der Regel für das Unternehmen weniger Kosten anfallen, da oft nicht für alle Tage die Marken eingelöst werden.

Wie viele Essensbons: Pauschal oder exakt

Die Anzahl der Essensmarken richtet sich nach den Arbeitstagen des Mitarbeitenden. Dabei gibt es zwei Varianten:

Entweder ein Pauschalmodell mit 18,3 Arbeitstagen pro Monat (= 220 Arbeitstage / Jahr, vgl. LStR 2002, Rz. 95a) oder das Nutzen der tatsächlichen Arbeitstage (zB mittels Import aus der Zeiterfassung oder durch Eintragen von Fehltagen).

Dies kann für einzelne Mitarbeiter:innen (zB bei Teilzeit) angepasst werden. Auch kann man die Anzahl der Essensmarken an Bürotage knüpfen, sodass man den Essenszuschuss im Home Office entsprechend nutzt.

Kumulieren mit Mittagsmarken^®

Das Kumulieren funktioniert mit unserer Essenszuschuss-App so, dass die Mitarbeitenden zu Monatsbeginn die Marken für das ganze Monat erhalten. Diese werden automatisch so eingelöst, dass über das Monat hinweg der größtmögliche Zuschuss gewährt wird. (Im Zweifelsfall wird also eine Gaststättenrechnung einer Supermarktrechnung vorgezogen).

Es muss beim Einlösen nicht einmal die Anzahl der Marken gewählt werden, sondern dies passiert automatisch so, dass sich der größtmögliche Zuschuss ergibt. Dabei rechnen wir bei den Marken mit Kommazahlen, sodass kein Zuschuss verschwendet wird.

Zudem können noch Details festlegen werden: Beispielsweise die Gültigkeit der Marken limitieren (zB bis zum Jahresende) oder die Einlösetage der Marken einschränken. Anstatt die Ausgabe monatlich zu gestalten, ist es auch möglich die Marken wöchentlich auszugeben.

Gültigkeit von Essensgutscheinen

Die Gültigkeit der Marken zu beschränken hat den Vorteil, dass Marken nicht über Jahre hinweg angesammelt werden können und somit auch nicht extra Rückstellungen gebildet werden müssen.

Dafür bieten wir bei Mittagsmarken^® mehrere Optionen an:

• Eine Essensmarke kann nach x Monaten ablaufen.
  • So können Essensgutscheine beispielsweise 3 Monate gültig bleiben.
    Oder nur im Ausgabemonat gelten, je nach Einstellung.
• Eine Essensmarke kann nach x Tagen ablaufen.
  • Diese Einschränkung ist bei wöchentlicher Ausgabe möglich und sinnvoll, um die Zuschusskosten zu reduzieren: Nicht genutzte Essensbons verfallen nach x Tagen und müssen vom Unternehmen nicht ausbezahlt werden.
• Gültig bis zum Jahresletzten, Ende des Quartals oder Ende eines Monats.
  • Damit können die Essensgutscheine bis zum Ende des eigenen Geschäftsjahres gelten.
• Bis zu einer Maximalanzahl an Gutscheinen pro Mitarbeiter:in
  • Mit dieser Einstellung kann geregelt werden, dass nur solange Essensgutscheine ausgegeben werden, solange eine gewisse Anzahl nicht überschritten ist.

Zudem kann aktiviert werden, dass pro Tag das Einreichen von nur einem Beleg erlaubt ist je Mitarbeiter:in, dieser jedoch mehr als eine Essensmarke beanspruchen kann. Es muss jedoch auch keine dieser Einschränkungen benutzt werden.